Hoe voorkom je dat interne aanvragen tijdens vakanties stil blijven liggen?

Interne aanvragen hoeven tijdens vakanties niet stil te blijven liggen. Door goedkeuringsprocessen te automatiseren met tools zoals Power Automate zorg je ervoor dat aanvragen automatisch worden doorgestuurd naar een vervanger zodra iemand afwezig is. Dit geldt voor elke organisatie die werkt met terugkerende interne processen zoals verlofaanvragen, inkooporders of IT-verzoeken. In dit artikel beantwoorden we de meestgestelde vragen over dit onderwerp.

Welke interne aanvragen lopen het vaakst vertraging op tijdens vakanties?

De interne aanvragen die het vaakst vertraging oplopen tijdens vakanties zijn goedkeuringsverzoeken die afhankelijk zijn van één specifieke persoon. Denk aan verlofaanvragen, inkooporders, factuurgoedkeuringen, IT-toegangsverzoeken en contractbeoordelingen. Zodra de verantwoordelijke persoon afwezig is en er geen vervanger is aangewezen, stopt het proces volledig.

In de praktijk zien we dat juist de aanvragen met een vaste hiërarchie het meest kwetsbaar zijn. Een medewerker dient een verzoek in, de directe leidinggevende moet goedkeuren, maar die leidinggevende zit op vakantie. Het verzoek blijft in de inbox staan totdat de persoon terugkomt, soms weken later. Dit levert frustratie op bij medewerkers en kan operationele gevolgen hebben, zoals vertraagde leveringen of geblokkeerde toegang tot systemen.

Veelvoorkomende aanvragen die vastlopen:

• Verlof- en afwezigheidsaanvragen
• Inkooporders en budgetgoedkeuringen
• Onboarding- en IT-toegangsverzoeken
• Contracten en offertebeoordelingen
• Reiskostendeclaraties

Wat veroorzaakt de vertraging bij aanvragen als mensen afwezig zijn?

De belangrijkste oorzaak van vertraging is het ontbreken van een gestructureerd vervangingsproces. Veel organisaties regelen afwezigheid informeel: een collega krijgt mondeling te horen dat hij of zij mag waarnemen, maar het systeem weet dat niet. Aanvragen blijven daardoor in de wachtrij van de afwezige persoon staan.

Daarnaast spelen de volgende factoren een rol:

• Geen automatische doorschakeling: Systemen zijn niet ingesteld om aanvragen bij afwezigheid door te sturen naar een vervanger.
• Onduidelijke verantwoordelijkheden: Collega’s weten niet wie de rol overneemt of durven geen beslissingen te nemen namens een ander.
• Handmatige processen: Aanvragen lopen via e-mail of papier, waardoor overzicht ontbreekt en verzoeken makkelijk over het hoofd worden gezien.
• Geen zichtbaarheid: De aanvrager weet niet waar het verzoek staat en kan niet zien of er actie op is ondernomen.

Het resultaat is dat medewerkers gaan bellen, mailen of fysiek langslopen om de status van hun aanvraag te achterhalen. Dat kost tijd en energie, aan beide kanten.

Hoe kan Power Automate aanvragen automatisch doorsturen bij afwezigheid?

Power Automate kan goedkeuringsflows zo inrichten dat aanvragen automatisch worden doorgestuurd naar een aangewezen vervanger wanneer de primaire goedkeurder afwezig is. Dit werkt door de afwezigheidsstatus van een gebruiker te koppelen aan een conditie in de flow: is iemand afwezig, dan gaat de aanvraag direct naar de vervanger zonder handmatige tussenkomst.

Concreet werkt dit als volgt:

1. Een medewerker dient een aanvraag in via een formulier of app.
2. Power Automate controleert automatisch of de goedkeurder beschikbaar is, bijvoorbeeld via de agenda-informatie in Microsoft 365.
3. Is de goedkeurder afwezig, dan stuurt de flow de aanvraag direct door naar de aangewezen vervanger.
4. De vervanger ontvangt een notificatie via Teams of e-mail en kan de aanvraag goedkeuren of afwijzen vanuit de melding zelf.
5. De aanvrager wordt automatisch op de hoogte gesteld van de beslissing en de status.

Meer weten over hoe je bedrijfsprocessen kunt verbeteren met automatisering? Dit soort flows zijn ook breed inzetbaar buiten vakantieperiodes, bijvoorbeeld bij ziekteverzuim of reorganisaties.

Wat is het verschil tussen handmatige delegatie en geautomatiseerde goedkeuringsflows?

Bij handmatige delegatie wijst een medewerker zelf, voordat hij of zij op vakantie gaat, een vervanger aan en communiceert dit via e-mail of mondeling. Bij geautomatiseerde goedkeuringsflows regelt het systeem de doorschakeling op basis van vooraf ingestelde regels, zonder dat de afwezige persoon daar elke keer actief iets voor hoeft te doen.

Handmatige delegatie: flexibel maar foutgevoelig

Handmatige delegatie is eenvoudig op te zetten en vereist geen technische kennis. Het nadeel is dat het volledig afhankelijk is van de discipline van de medewerker. Vergeet iemand de delegatie door te geven, dan loopt het proces alsnog vast. Bovendien is er geen centrale registratie: collega’s weten niet altijd wie waarvoor verantwoordelijk is.

Geautomatiseerde flows: betrouwbaar en schaalbaar

Geautomatiseerde goedkeuringsflows via Microsoft 365 en Power Automate werken op basis van vaste regels die altijd worden uitgevoerd. Ze zijn schaalbaar, consistent en geven alle betrokkenen realtime inzicht in de status van een aanvraag. De initiële inrichting kost meer tijd, maar daarna verloopt het proces zonder handmatige stappen.

Welke Microsoft 365-tools helpen aanvragen vlot te laten lopen tijdens vakanties?

Microsoft 365 biedt meerdere tools die samen zorgen voor een soepel aanvraagproces, ook tijdens vakantieperiodes. De combinatie van Power Automate, Microsoft Forms, Teams en SharePoint vormt een krachtige basis voor geautomatiseerde workflows.

• Power Automate: Automatiseert goedkeuringsflows en stuurt aanvragen door op basis van beschikbaarheid en vooraf ingestelde regels.
• Microsoft Forms: Biedt een gestandaardiseerd formulier waarmee medewerkers aanvragen indienen, zodat alle benodigde informatie direct beschikbaar is.
• Microsoft Teams: Stuurt notificaties en goedkeuringsverzoeken direct naar de juiste persoon, die vanuit Teams direct kan handelen.
• SharePoint: Slaat aanvragen en documentatie centraal op, zodat vervangers altijd toegang hebben tot de juiste informatie. Meer over de mogelijkheden lees je op de SharePoint-pagina.
• Outlook met automatische afwezigheidsregels: Informeert aanvragers proactief over de afwezigheid en verwijst hen naar de juiste contactpersoon.

De kracht zit in de integratie: doordat al deze tools binnen hetzelfde platform werken, hoef je geen losse systemen aan elkaar te knopen. Aanvragen stromen automatisch door het juiste kanaal, ongeacht wie er op vakantie is.

Wanneer is het slim om een specialist in te schakelen voor het inrichten van aanvraagflows?

Het is slim om een specialist in te schakelen zodra de aanvraagprocessen binnen jouw organisatie complex zijn, meerdere afdelingen betreffen of wanneer eerdere pogingen tot automatisering niet het gewenste resultaat opleverden. Voor eenvoudige flows kun je zelf aan de slag met de ingebouwde sjablonen van Power Automate, maar bij maatwerkprocessen loont externe expertise snel.

Signalen dat professionele hulp meerwaarde biedt:

• Aanvragen lopen via meerdere goedkeuringslagen of afdelingen
• Er zijn uitzonderingen en condities die handmatig moeilijk te beheren zijn
• De organisatie heeft specifieke beveiligings- of compliancevereisten
• Eerdere automatiseringspogingen leidden tot fouten of weerstand bij medewerkers
• Er is behoefte aan rapportages en inzicht in doorlooptijden van aanvragen

Een specialist helpt niet alleen bij de technische inrichting, maar ook bij het in kaart brengen van het huidige proces en het betrekken van medewerkers bij de verandering. Dat laatste is minstens zo belangrijk als de techniek zelf.

Hoe Puur ICT helpt met het automatiseren van interne aanvragen

Wij helpen organisaties om interne aanvragen tijdens vakanties en andere afwezigheidsperiodes soepel te laten verlopen. Dat doen we door goedkeuringsflows op maat in te richten binnen Microsoft 365, zodat aanvragen altijd bij de juiste persoon terechtkomen, ongeacht wie er op vakantie is. Wat we voor je kunnen doen:

• In kaart brengen van huidige aanvraagprocessen en knelpunten
• Inrichten van geautomatiseerde goedkeuringsflows via Power Automate
• Koppelen van formulieren, Teams-notificaties en SharePoint-opslag
• Instellen van vervangersbeheer op basis van agenda- en afwezigheidsdata
• Begeleiding van medewerkers bij de adoptie van de nieuwe werkwijze

We werken pragmatisch, in begrijpelijke taal en altijd met oog voor wat jouw organisatie écht nodig heeft. Neem contact met ons op en ontdek hoe we jouw aanvraagprocessen vakantieproof maken.

Gerelateerde artikelen

• Hoe maak je terugkerende maandafsluitingstaken overzichtelijk voor finance?
• Hoe bescherm je je Microsoft 365-omgeving tegen phishing-aanvallen?
• Valt een MKB-bedrijf ook onder de NIS2-wetgeving?
• Hoe zorg je dat een nieuwe collega snel toegang heeft tot alle informatie die hij of zij nodig heeft?
• Hoe lang duurt het gemiddeld om 100 werkplekken over te zetten naar Microsoft 365?