Hoe geef je een AI-kennisassistent verschillende rechten per afdeling?

Je geeft een AI-kennisassistent verschillende rechten per afdeling door gebruik te maken van de bestaande toegangsstructuur in je omgeving, zoals beveiligingsgroepen en rollen binnen Microsoft 365. De kennisassistent erft daarbij de rechten die al zijn ingesteld op de onderliggende bronnen, zoals SharePoint-sites, Teams-kanalen en documenten. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe je dit correct inricht.

Hoe werkt toegangsbeheer binnen een AI-kennisassistent?

Een AI-kennisassistent gebruikt de bestaande rechtenconfiguratie van de bronnen waarop hij is aangesloten. Als een medewerker geen toegang heeft tot een bepaald document of een specifieke SharePoint-site, zal de assistent die informatie ook niet tonen aan die medewerker. Toegangsbeheer binnen de kennisassistent is dus geen losstaand systeem, maar een directe weerspiegeling van de rechten in je Microsoft 365-omgeving.

Dit principe heet security trimming: de AI filtert zoekresultaten en antwoorden automatisch op basis van wat de ingelogde gebruiker mag zien. Dat betekent dat een medewerker van de HR-afdeling nooit financiële rapporten te zien krijgt die alleen voor de directie bestemd zijn, zelfs als die rapporten technisch gezien deel uitmaken van de kennisbasis van de assistent.

Wil je meer weten over hoe beveiliging binnen Microsoft 365 werkt als fundament voor dit soort toepassingen? Dat is precies de basis waarop een goed geconfigureerde kennisassistent steunt.

Welke methoden bestaan er om rechten per afdeling in te stellen?

Er zijn drie veelgebruikte methoden om rechten per afdeling in te stellen voor een AI-kennisassistent: via beveiligingsgroepen, via Microsoft 365-groepen, of via machtigingen op site- en bibliotheekniveau in SharePoint. De meest schaalbare aanpak combineert beveiligingsgroepen met een duidelijke mappenstructuur in de bronnen.

• Beveiligingsgroepen in Microsoft Entra ID: Je maakt per afdeling een groep aan (bijvoorbeeld “Groep-HR” of “Groep-Finance”) en koppelt die aan de relevante bronnen. Leden van die groep krijgen automatisch toegang tot de bijbehorende content.
• Microsoft 365-groepen: Deze groepen combineren toegang tot Teams, SharePoint en mailboxen. Ze zijn ideaal als een afdeling al samenwerkt via een Team of SharePoint-site.
• Directe machtigingen op SharePoint-niveau: Je kunt op site-, bibliotheek- of mapniveau specifieke rechten toewijzen. Dit biedt veel controle, maar kan complex worden als je het niet centraal beheert.

Voor de meeste organisaties is de combinatie van beveiligingsgroepen en SharePoint-sites per afdeling de meest beheersbare aanpak. Zo blijft het overzichtelijk en is het eenvoudig aan te passen als afdelingen groeien of veranderen.

Wat gebeurt er als rechten niet goed zijn ingericht?

Als rechten niet correct zijn ingesteld, kunnen medewerkers toegang krijgen tot informatie die niet voor hen bestemd is, of juist worden buitengesloten van content die ze nodig hebben. Beide situaties zijn problematisch: te ruime toegang brengt privacyrisico’s en compliancerisico’s met zich mee, terwijl te beperkte toegang de bruikbaarheid van de kennisassistent ondermijnt.

Een veelvoorkomend probleem is dat bronnen op een te hoog niveau worden ontsloten, waardoor de kennisassistent informatie kan ophalen die eigenlijk afgeschermd had moeten zijn. Denk aan personeelsdossiers, salarisgegevens of vertrouwelijke projectdocumentatie die per ongeluk breed toegankelijk is gemaakt.

Naast het directe risico op datalekken kan een verkeerde rechtenconfiguratie ook zorgen voor een verlies van vertrouwen in de tool. Als medewerkers merken dat ze informatie zien die niet voor hen bestemd lijkt, of juist antwoorden missen die ze verwachten, daalt de adoptie snel. Goed tenant- en apparaatbeheer is daarom een onmisbare basis.

Hoe stel je afdelingsgroepen in Microsoft 365 correct in?

Je stelt afdelingsgroepen correct in door ze aan te maken in Microsoft Entra ID (voorheen Azure Active Directory), ze te koppelen aan de juiste bronnen, en vervolgens te controleren of de machtigingen op elke bron kloppen. Het is belangrijk om dit proces gestructureerd aan te pakken en niet ad hoc rechten toe te kennen.

1. Maak beveiligingsgroepen aan per afdeling in het Microsoft 365-beheercentrum of via Entra ID. Gebruik een consistente naamgeving, zoals “SG-HR-Medewerkers” of “SG-Finance-Managers”.
2. Voeg de juiste gebruikers toe aan elke groep. Overweeg dynamische groepen als je werkt met een HR-systeem dat automatisch attributen bijhoudt, zodat nieuwe medewerkers automatisch in de juiste groep terechtkomen.
3. Koppel de groepen aan de relevante SharePoint-sites of andere bronnen die de kennisassistent gebruikt. Geef groepen alleen de rechten die ze nodig hebben: lezen, bijdragen of volledig beheer.
4. Documenteer de structuur zodat beheerders altijd weten welke groep toegang heeft tot welke bron. Dit maakt audits en aanpassingen veel eenvoudiger.

Een goed ingerichte moderne werkplek in Microsoft 365 maakt dit proces aanzienlijk eenvoudiger, omdat de structuur van Teams, SharePoint en groepen dan al op elkaar is afgestemd.

Moet elke afdeling een aparte kennisassistent krijgen?

Nee, elke afdeling hoeft geen aparte kennisassistent te krijgen. Eén centrale kennisassistent die werkt met goed ingerichte rechten is in de meeste gevallen voldoende en efficiënter te beheren. De assistent toont automatisch alleen de informatie die relevant en toegankelijk is voor de ingelogde gebruiker.

Er kunnen wel redenen zijn om meerdere assistenten in te zetten, bijvoorbeeld als afdelingen zeer verschillende kennisbehoeften hebben, of als de tone-of-voice en het taalgebruik sterk verschillen. Een juridische afdeling heeft andere verwachtingen van een kennisassistent dan een commercieel team. In dat geval kan een aparte configuratie met een eigen kennisbasis en eigen promptinstellingen zinvol zijn.

De afweging is dus: één assistent met slimme rechteninrichting versus meerdere assistenten met elk een eigen scope. Voor kleinere en middelgrote organisaties heeft de eerste optie vrijwel altijd de voorkeur, zowel qua beheer als qua kosten.

Hoe controleer je of de rechtenconfiguratie correct werkt?

Je controleert de rechtenconfiguratie door testaccounts per afdeling in te zetten en te verifiëren welke informatie de kennisassistent teruggeeft. Log in als een medewerker van een specifieke afdeling en stel vragen over content die die medewerker wel en niet zou mogen zien. Zo valideer je in de praktijk of de security trimming correct werkt.

Naast handmatige tests zijn er ook technische hulpmiddelen beschikbaar:

• Access reviews in Microsoft Entra ID: Hiermee kun je periodiek controleren of de juiste personen in de juiste groepen zitten.
• SharePoint-machtigingsrapporten: Deze geven inzicht in wie toegang heeft tot welke site of bibliotheek.
• Auditlogboeken in Microsoft 365: Via het compliancecentrum kun je zien welke gebruikers welke documenten hebben opgevraagd of ingezien.

Maak van deze controles een terugkerend onderdeel van je beheerproces, zeker na organisatiewijzigingen zoals fusies, herstructureringen of het onboarden van grote groepen nieuwe medewerkers. Een Microsoft 365 security scan kan hierbij helpen om blinde vlekken in je rechtenconfiguratie tijdig op te sporen.

Hoe Puur ICT helpt met het inrichten van rechten voor je AI-kennisassistent

Een AI-kennisassistent werkt alleen goed als de onderliggende rechtenstructuur klopt. Wij helpen organisaties om dit van begin af aan goed in te richten, zodat medewerkers altijd de juiste informatie zien en gevoelige data beschermd blijven. Wat we daarbij doen:

• Analyse van de huidige rechtenstructuur in je Microsoft 365-omgeving
• Inrichten van beveiligingsgroepen per afdeling in Microsoft Entra ID
• Koppeling van groepen aan de juiste SharePoint-sites, Teams en andere bronnen
• Configuratie en validatie van de AI-kennisassistent op basis van jouw organisatiestructuur
• Begeleiding bij adoptie, zodat medewerkers de kennisassistent ook echt gaan gebruiken

Wil je weten hoe jouw organisatie dit het beste kan aanpakken? Neem contact op met Puur ICT en we denken graag met je mee.

Gerelateerde artikelen

• Hoe maak je ongestructureerde data zoals pdf's en e-mails doorzoekbaar in Microsoft 365?
• Wat bespaar je aan IT-kosten door te kiezen voor een cloudwerkplek via Microsoft 365?
• Hoe lang heb je als organisatie om te voldoen aan NIS2?
• Wat kost NIS2-compliance gemiddeld voor een middelgrote organisatie?
• Hoe zorg je dat contactpersonen beschikbaar zijn op alle apparaten van medewerkers?